Time is money!

"É a única coisa que não se pode comprar. Quero dizer: basicamente eu posso comprar o que eu quiser, mas não posso comprar tempo", afirmou Warren Buffett numa conversa com o amigo Bill Gates conduzida pelo conhecido jornalista e pivô americano Charlie Rose, em 2017. O investidor americano, de 88 anos, CEO da Berkshire Hathaway, e o fundador da Microsoft partilham uma amizade com mais de 20 anos, bem como a filantropia, à qual dedicam parte das suas fortunas e do seu tempo. Gates explicou que costumava ter todos os minutos ocupados com algo e que considerava ser esta a única forma de ter as coisas feitas, até Buffett lhe ter ensinado a importância de dar tempo a si próprio para pensar. Buffett mostra a sua agenda, praticamente vazia de compromissos. A gestão do tempo é não só essencial na vida de toda a gente, como também uma arte. Há quem se queixe, constantemente. Há quem passe uma vida inteira a querer aprender. Há quem aprenda e quem ensine. E há ainda quem domine a questão e assuma o estatuto de guru. Poderíamos arriscar que a gestão do tempo é um problema de ordem mundial, mas talvez ainda não tenha sido oficialmente diagnosticado, por falta de tempo…

Por mais bonita ou tecnologicamente avançada que seja uma agenda, gerir bem o tempo é muito mais do que apontar compromissos. "Genericamente é a arte de organizar a vida de forma a controlá-la e ser-se o dono da mesma. Gerir o tempo de forma eficaz implica identificar o que é mais importante, definir objetivos e estabelecer prioridades." Quem o diz é Maria da Glória Ribeiro, headhunter, especialista em liderança e gestão de carreira e fundadora e managing partner em Portugal da multinacional de executive search Amrop. É também autora do livro Eu Sou o Meu Maior Projecto (Manuscrito, 2016) e esclarece-nos: "Uma boa gestão do tempo implica uma correta organização pessoal e uma constante monitorização das tarefas e do tempo necessário a cada uma delas. E para isso, mais uma vez, temos de nos conhecer melhor porque gerir o tempo implica sabermos quais os nossos objetivos e prioridades. Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer hoje para o alcançar." Definir o "plano de ataque" da lista de tarefas exige organização e bom senso. A psicóloga Conceição Nobre, da Ph+Desenvolvimento de Potencial Humano, explica-nos que "a gestão do tempo depende menos da quantidade de tarefas que temos de cumprir e muito mais daquilo que priorizamos no nosso quotidiano." E cita Stephen R. Covey (1932-2012) e a sua teoria da urgência/importância. Ou seja, para uma maior eficiência devemos separar as tarefas importantes das urgentes e dar prioridades às primeiras (mesmo que as segundas sejam mais rápidas, fáceis e até satisfatórias). Covey é um americano autor de bestsellers administrativos que transformam a autoajuda em autoconquista e explora o contraste urgência/importância no livro de que é coautor, First Things First. Este título é também o terceiro ponto de uma lista de sete hábitos que tornou o autor famoso. Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes (Gradiva), publicado pela primeira vez em 1989, é a obra mais conhecida e popular de Stephen R. Covey e continua a ser uma referência porque não segue tendências, foca-se antes em princípios intemporais. Os sete hábitos de Covey, que são como os dez mandamentos do universo empresarial, são: 1. Ser proativo; 2. Começar com o fim em mente; 3. Colocar as primeiras coisas primeiro; 4. Pensar com uma estratégia win-win; 5. Procurar primeiro compreender e depois ser compreendido; 6. Sinergias; 7. "Afiar a serra", ou seja, saber conseguir o melhor contributo de cada pessoa da equipa. Segundo Conceição Nobre, "gerir bem o tempo não é fazer tudo, mas é fazer o que é importante para nós". E exemplifica: "Um dos nossos erros é resolvermos as coisas urgentes, independentemente da importância que têm. Frequentemente baralhamos a urgência e a importância das coisas. Arrumar a cozinha é urgente, mas conversar com os nossos filhos sem o barulho da água a correr no lava-loiças é muito importante. Uma das minhas amigas pede que façamos like urgentemente numa qualquer página da Internet, mas é importante acolher o(a) nosso(a) companheiro(a) que acabou de chegar a casa vindo(a) de uma reunião cansativa. Responder a vários e-mails de trabalho é urgente e importante, mas também é urgente e muito importante dar os parabéns a um grande amigo."

A gestão aprende-se!

Saber gerir o tempo traz equilíbrio e conduz ao sucesso, mas se esta teoria parece fácil de compreender, o que torna tão difícil pô-la em prática? A má gestão do tempo não é um problema exclusivo de uma sociedade, pois é global. Caixas de e-mail que parecem "poços sem fundo", mas que um dia serão postas em ordem; redes sociais para frequentar nas horas vagas passam a escape sempre que for preciso fazer um intervalo das tarefas durante o dia; livros que se acumulam na mesa de cabeceira porque estão só à espera das próximas férias, uma vez que no dia a dia é difícil arranjar tempo para ler; papéis órfãos no fundo da gaveta que não sendo urgentes podem esperar por uma altura de menos stress no trabalho; o monte de revistas que ainda tem o preço na moeda antiga, mas que haverá um fim de semana sem preocupações perfeito para fazer limpeza; e falta ainda mencionar todos os programas de televisão que vão, certamente, ser vistos durante os sete dias em que estão gravados na box e todas as notícias que serão vistas na Internet mais tarde e com mais calma… Todas estas desculpas têm um objetivo único: atirar uma tarefa para uma altura em que, ilusoriamente, teremos mais tempo. Mas se não organizarmos o tempo, como sabemos que o vamos ter? Ele não aparecerá milagrosamente!

Segundo a Forbes, a gestão do tempo é uma das cinco habilidades interpessoais (soft skills) mais procuradas, em 2019, nos candidatos a um emprego. Para a psicóloga Conceição Nobre, saber gerir o tempo aprende-se desde cedo e tem raízes na forma como esta competência foi concretizada pela família. Para promover a boa gestão do tempo nas crianças, a psicóloga considera que antes de apostar no cumprimento dos horários quotidianos é importante viver tempo livre e tranquilo em família. "Mostrar às crianças, através do nosso comportamento, o prazer de viver sem atividades programadas e fruir o momento devagar e sem pressas. Ensinar as crianças a medir o tempo, ajudá-las a manterem-se focadas nas tarefas, criar agendas familiares, ensinar cada criança a criar a sua própria agenda podem ser estratégias úteis." Mas na vida adulta esta questão pode tornar-se um problema que afeta a qualidade de vida. Por isso não só há a possibilidade de aprender a gerir o tempo, como este é mesmo um tema do momento no coaching e melhoria comportamental.

António Ruivo é formador na área de Estratégia, Marketing e Desenvolvimento de novos Mercados (quer offline, quer online), Análise e Otimização de Processos, Conceção de Sistemas de Gestão de Desempenho, Gestão de Equipas e Gestão do Tempo e é o responsável pela formação Gestão do Tempo – Fatores Críticos de Sucesso, na Associação Nacional de Jovens Empresários (Anje), no Porto. Conta-nos que no seu percurso profissional na indústria, o stress imposto por prazos de entrega era constante e, por isso, tentou arranjar uma estratégia: "Eu habituei-me, antes de sair do trabalho, a apontar quatro ou cinco coisas importantes que tinha de fazer no dia seguinte e raramente as conseguia fazer devido a imensas solicitações internas e externas. Ou seja, o facto de eu [estar a] ser um ‘bombeiro voluntário’ no trabalho não estava a dar resultado. Eu começava muita coisa, mas concluía pouca em tempo útil. E havia o ‘cancro’ das reuniões, onde era frequente a sensação de que a única coisa que saía no fim… era empurrar os assuntos para a frente. Um dia, um amigo comentou que o chefe dele lhe dizia: ‘Não me venhas bater à porta com um problema sem trazer uma solução.’" A partir daí tudo mudou e António Ruivo começou por reduzir as interrupções e depois trabalhou numa empresa de consultoria onde aprendeu muito sobre liderança de pessoas e de equipas. A sua estratégia passava pela elaboração de listas de atividades entre o funcionário e a chefia direta. Recorda: "Eu encontrei variadíssimos casos de engenheiros e de trabalhadores que tinham o tempo de trabalho real em 35% e até menos. Apanhei um com 26%, apesar de ser um engenheiro que se estava sempre a mexer de um lado para o outro. O normal e aceitável anda na casa dos 60% a 65%. A vida prática levou-me a concluir que é bem certa a frase ‘As pessoas ocupadas dizem sim a tudo rapidamente e as pessoas produtivas dizem sim lentamente’." António Ruivo começou a dar esta formação em 2010 (a mais recente teve lugar entre 17 e 23 de abril deste ano) e explica que nestas formações apresenta exemplos da vida real nas empresas e análise de alguns vídeos temáticos, bem como atividades individuais e em equipa e recebe como alunos quadros superiores, gestores comerciais, de marketing, gerentes de PME, gerentes bancários, chefes de produção fabril, comerciais de várias áreas (e acrescenta que estes são quem tem mais dificuldade em manter o foco e a disciplina necessários à produtividade) e até um vendedor de automóveis. E prossegue: "As pessoas sentem-se assoberbadas no seu trabalho, o stress, as exigências e a pressão para obterem resultados são desgastantes. Querem ajuda para sair da rotina do dia a dia porque sentem que o tempo cada vez lhes rende menos. São os e-mails que estão sempre a entrar, o telefone, as mensagens, as interrupções constantes e não sabem lidar muito bem com essa avalanche diária. Muitas não conseguem sair a horas, outras levam sempre trabalho para casa."

Apesar disto, muitas pessoas ficam surpreendidas quando ouvem a expressão "Orçamento do tempo", conta o formador e explica que para ganhar tempo também é preciso investir tempo e energia, comentando: "Custa muito ao princípio. É como emagrecer. Exige foco e muita disciplina e, por isso, tanta gente desiste." Roubar horas ao sono é uma solução que apenas trará novos problemas porque a falta de uma boa noite de sono descansado refletir-se-á nas capacidades físicas do dia seguinte. E uma insistência neste sistema trará complicações a longo prazo. Segundo António Ruivo, manter o foco é essencial para ser produtivo e explica: "Quando saltamos de uma tarefa para outra, o nosso cérebro apaga-se e quando retomamos a tarefa temos de nos reposicionar mentalmente. Isso leva algum tempo e aumenta a probabilidade de cometermos erros no que estamos a fazer. Estudos já com alguns anos demonstram que uma interrupção de três minutos leva, em média, cinco a 10 minutos a recuperar." O formador recomenda três ou quatro objetivos diários e semanais para atingir a organização do local de trabalho (conta que quando vai a uma empresa e fala com um gestor, a primeira coisa em que repara é na mesa de trabalho que diz ser um bom indicador), se o trabalho exige máxima concentração e foco não se deve estar sempre "de olho" no telefone, nem com atenção à entrada de e-mails e deve mesmo fechar-se a Internet. Por fim recomenda atenção com as reuniões porque podem não acrescentar nada e apenas acontecem por fazerem parte da rotina.

Profissional versus pessoal

A vida profissional não é dissociável da vida pessoal. Um dos segredos do sucesso está em saber conjugá-las. Maria da Glória Ribeiro considera que é frequente conhecer pessoas cujo insucesso está relacionado com a incapacidade de conjugar essas duas facetas da vida, uma vez que a pressão e o foco devem ser compensados com momentos de lazer. Contudo, a headhunter garante que não há uma receita para esta gestão, pois cabe a cada pessoa encontrar o seu equilíbrio. Só os agentes secretos terão a capacidade de isolar a vida profissional da social. Para todas as restantes pessoas, parece impossível não partilhar os acontecimentos do trabalho com a família e momentos marcantes da vida pessoal com os colegas de trabalho. Como resume Conceição Nobre: "Vivemos num mundo em que o trabalho tem um papel central nas nossas vidas. Facilmente dizemos que a família é muito mais importante do que o trabalho, mas se não tivermos trabalho que vida em família teremos?"

O problema é quando, constantemente, tiramos tempo a um para colmatar falhas no outro. Por isso, a definição de objetivos não é uma tarefa exclusiva da vida profissional. Não vale a pena andar obcecado com listas, mas é fundamental que a vida pessoal também tenha os fins que queremos alcançar e para os quais trabalhamos, sejam viagens, programas especiais ou simplesmente saborear momentos de descontração e aproveitar tempo de qualidade em família porque, afinal, são estes momentos que recarregam as baterias de energia para todas as outras atividades. Como conclui António Ruivo, "o importante é termos consciência de que não podemos controlar o tempo e que podemos apenas controlar como usamos o tempo". Sente-se preparado para aprender a gerir o seu? Antes de começar a elaborar listas mentalmente ou até a arrumar a secretária, poupe tempo e comece por ver os conselhos que lhe deixamos aqui.