Conduza uma reunião de trabalho sem perder tempo

"Aquela reunião poderia ter sido um e-mail" — de verdade, quantas vezes é que já lhe passou pela cabeça esta frase? Jamais verbalizando o pensamento, é lógico, não fosse por isso correr o risco de ser despedido ou acastigado. Quão inútil consegue ser uma reunião mal preparada? Quanto tempo perdido, no âmbito de um horário "das nove às tantas" com "tão poucas horas e tanto para fazer"? Não é mesmo por acaso que as reuniões tenham conquistado, ao longo da existência empresarial como hoje a conhecemos, uma péssima fama a par de uma má reputação. Tantas vezes vistas como inúteis, burocráticas e chatas, embora não pareça ser possível que o mundo empresarial se livre delas por completo.

 Um estudo de 2011 constatou que, em média, os chefes-executivos passavam 60% do seu tempo em reuniões, com outros 25% gastos em telefonemas ou em eventos públicos. Tente recordar-se de todas as reuniões, digamos que pouco eficientes, em que já participou. É possível que já tivesse saído de uma destas sessões mais confuso do que quando entrou, ou menos esclarecido do que alguma vez tenha estado. É provável que já se tenha sentido posto de parte, não ouvido e ignorado, sentimentos sempre muito bem acompanhados com o pensamento recorrente de "que é que eu estou aqui a fazer". É, com toda a certeza, presumível que já tenha tido a sensação de que todos se repetiam e de que, basicamente, tenha passado uma hora a ouvir uma mensagem que poderia ter sido passada em quinze minutos. Ou escrita no tal e-mail. Mais do que nunca tempo é dinheiro, portanto além do conteúdo da reunião, é crucial que esta seja bem preparado e dirigio. Se tiver um cargo de direção, é fundamental que assuma também a responsabilidade neste campo — e assim não fazer os seus funcionários perderem o seu valioso tempo. Soledade Carvalho Duarte, Managing Partner da Invesco Transearch, partilha com a Must algumas regras básicas para quando o objetivo é a eficiência de uma reunião de trabalho — tal como uma imprescindível contabilização do tempo positiva.

Antes da reunião

 É importante que seja "definido o objetivo da reunião", bem como estabelecer-se "a duração da mesma". Aquela profissional de recursos humanos aconselha a que se tenha uma agenda com os tópicos a discutir, ressaltando ainda a importância de "se distribuir o tempo pelos tópicos, de acordo com o grau de dificuldade". Num artigo publicado pela revista Time, Julie Zhuo, Vice Presidente de Design da Facebook e o autor de The Making of a Manager (2019), acrescenta que é essencial que se convoquem as pessoas certas: "Se não tiver presentes na reunião as partes interessadas certas, os resultados poderão não ser confiáveis ??— o que significa que toda a reunião precisará de ser refeita apenas para colocar tudo em ordem", escreve na Time aquele autor. E como é que se sabe quem são as pessoas certas a convocar? Zhuo esclarece: "Pense na resposta à pergunta ‘qual seria um ótimo resultado para a reunião’ e questione-se acerca de quem serão as pessoas necessárias para que aquele resultado aconteça". Após tomada esta decisão, o Vice Presidente de Design da Facebook aconselha que se dê às pessoas a chance de "irem preparadas para a reunião". Assegura que "o envio antecipado de uma agenda mostra um certo nível de cuidado e de intenção para ajudar o grupo a manter o foco. É uma boa ideia fazer isso em reuniões de qualquer dimensão — mesmo individuais — porém, quanto maior for a reunião, mais importante será esta preparação".

Durante a reunião

 No decorrer da reunião, Soledade Duarte assoma que é essencial que exista, pelo menos, uma pessoa a tomar notas daquilo que se vai discutindo, outra pessoa a controlar o tempo e uma única a presidir a reunião. Esclarece que esta prática é essencial para que se comece e termine a reunião a horas. E para que no final da reunião sejam tomadas decisões, ou "que se desenhe um plano de ação, como seja agendar a próxima reunião, ter uma agenda já pré-estabelecida para os próximos passos ou distribuir tarefas aos intervenientes". A estas instruções Zhuo acrescenta: "Na sala, torne o ambiente seguro para que as pessoas contribuam. O que me ajudou a encontrar a minha voz em reuniões foram ambientes que me pareciam seguros, solidários e sem julgamento. Estruturas que dão a todos a hipótese de se ser ouvido". E conclui garantindo que se se obterá melhores resultados quando se consegue que todo o grupo contribua. 

A vida é muito curta — e o tempo escasso — para ser desperdiçada em reuniões ineficientes. Planeie, estabeleça objetivos, envolva e prepare as pessoas certas. E consiga, assim, melhores resultados, mais tempo e até muito menos dores de cabeça.